Lire son tableau de bord : dépenses, recettes, ruptures, transferts
Le tableau de bord est la première page d'AuPuce Note sur un ordinateur : huit cartes et un graphique qui résument le mois — ce qui est commandé et pas encore arrivé, ce qui est dépensé, ce qui est rentré, ce qui manque en stock, l'argent envoyé. Chaque chiffre vient de vos propres fiches et chaque carte s'ouvre sur la liste qui le compose : rien n'est à recopier, mais il faut savoir ce que chaque carte compte, et ce qu'elle laisse de côté.
Les huit cartes en une image
Le tableau de bord n'a rien à saisir : il lit vos commandes, vos lots, vos ventes, vos articles et vos transferts, et les résume. Une carte est un chiffre et un bouton « Afficher » qui ouvre la page concernée, déjà filtrée sur les lignes comptées — la carte et la liste disent toujours la même chose. Dessous, le graphique « Par mois, sur 12 mois » trace, au choix, l'une de trois courbes : « Dépenses », « Recettes », « Transferts ».
Cinq cartes qui comptent des lignes
Ces cartes répondent à « combien ? », aujourd'hui, sans regarder le mois : une commande passée en mars et toujours pas arrivée en juin compte encore.
- « Commandes en cours » : les commandes qui ne sont pas terminées — payées ou non, le colis pas encore reçu en entier. La liste à relire avant de recommander.
- « Commandes en livraison » : celles au statut « En livraison », le colis expédié et pas encore ouvert — la réception, article par article, est la page Suivre ses livraisons Shein.
- « Livraisons partielles » : une partie des articles est arrivée, l'autre encore attendue — un colis en deux fois, une pièce manquante.
- « Articles en rupture » : les articles dont le stock est tombé à zéro. S'il en reste sur la table, une vente a été saisie en trop ou une réception oubliée : la page Gérer son stock dit comment le stock suit les colis et les ventes.
- « Transferts non reçus » : les envois d'argent partis dont la réception n'est pas confirmée.
Ces cinq cartes comptent ce qui est visible dans vos listes : une ligne archivée n'en fait plus partie.
Trois cartes qui additionnent des euros
« Dépensé ce mois », « Recettes ce mois » et « Transféré cette année » répondent à « combien d'argent ? », sur une période fixe : le mois en cours pour les deux premières, l'année en cours pour la troisième. Chacune suit une règle précise.
Ce que « Dépensé » compte
Chaque commande compte à sa « Date » de commande, quel que soit son statut : payée, en livraison ou déjà reçue. Une commande passée le 28 compte dans ce mois même si vous la payez le 2 du suivant. La « Livraison » et les « Taxes » saisies sur le lot — la session d'achat payée en une fois, détaillée sur la page Lot, commande, article — ne s'y ajoutent pas : elles se lisent sur le lot.
N'en font pas partie : le tarif de l'emplacement de vos marchés, les prestations payées autour (transport, impression, stand) et l'argent mis de votre poche dans l'activité. Ils ont leurs pages, plus bas.
Ce que « Recettes » compte
Chaque vente enregistrée compte à son jour de vente, quantité multipliée par prix de vente — les ventes saisies au stand, page Enregistrer ses ventes. Ce n'est pas la « Recette déclarée » d'un événement : celle-là, vous la tapez vous-même sur la journée de marché — la caisse comptée le soir — et elle sert au calendrier et à la comparaison de vos marchés (page Choisir son marché). Une vente non enregistrée manque à « Recettes ce mois ».
Ce que « Transféré » compte
Les euros envoyés par transfert depuis le 1er janvier, frais non compris ; le montant reçu dans l'autre devise est sur chaque transfert, jamais additionné d'une devise à l'autre.
Le graphique « Par mois, sur 12 mois »
Sous les cartes, trois courbes sur les douze derniers mois : « Dépenses », « Recettes », « Transferts » — les mêmes règles que les cartes, mois par mois. Un mois où « Dépenses » dépasse « Recettes » n'est pas un mauvais mois en soi : c'est souvent celui où vous achetez la saison. Ce qui compte est le décalage entre une pointe de dépenses et la pointe de recettes qui la rembourse — et, sur douze mois, que les recettes finissent au-dessus.
La marge d'un article : une estimation
Le tableau de bord ne calcule pas de marge. Elle se lit par article, à partir de deux prix : le « Prix vente » saisi sur l'article, celui auquel vous comptez le vendre, proposé par défaut à chaque nouvelle vente ; et le prix réel de chaque vente, laissé ou corrigé au stand. La marge d'un article est la différence entre son prix de vente réel moyen et son prix d'achat moyen sur les commandes.
C'est une estimation : la livraison et les taxes du lot, comme le tarif de l'emplacement, ne sont pas répartis par article. Un bracelet acheté 2 € et vendu 6 € a 4 € avant ces frais, pas « 4 € de marge ». L'assistant IA fait ce calcul avec cette réserve quand vous lui demandez, sous le titre de la fiche d'un article, « Que pensez-vous de cet article ? ».
Archiver : ce qui change, ce qui ne change pas
Archiver une ligne la retire des listes et des recherches ; cela n'efface rien. Sur le tableau de bord, la différence se voit :
- les trois cartes en euros et le graphique comptent aussi les commandes, ventes et transferts archivés — un euro dépensé en janvier reste dépensé quand vous rangez la commande en juin. Leur « Afficher » ouvre la liste avec « Inclure les archives » déjà coché, pour que son total soit celui de la carte ;
- les cinq cartes qui comptent des lignes ne comptent que ce qui n'est pas archivé : archiver une commande la sort de « Commandes en cours ».
Archivez pour ranger, jamais pour corriger un chiffre : un chiffre faux se corrige sur la fiche qui le porte.
Le vrai coût : Investissements et Services
« Dépensé » ne dit que la marchandise. Pour ce que l'activité vous coûte vraiment, le menu Finances a deux pages de plus, séparées des commandes :
- Investissements : l'argent que vous mettez de votre poche dans l'activité — un apport de départ, une rallonge avant la saison. Un « Nom », une « Date », un « Montant (€) » et un « Projet », AuPuce Note.
- Services : ce que vous payez en dehors des articles — transport, impression, stand. Un « Fournisseur », une « Date », un « Tarif (€) », un « Payé (€) » et un « Statut » : Payé, Non payé, Gratuit ou Payé partiel — de quoi retrouver ce qui reste dû.
Le tarif de l'emplacement, lui, se note sur l'événement — la journée de marché —, face à la recette de ce jour-là. Ces trois sources, lues à côté de « Dépensé » et de « Recettes », donnent le résultat de la saison ; vos commandes et leurs factures sont aussi ce que l'assistant IA relit pour votre déclaration de TVA.
Les transferts : pour qui envoie de l'argent à l'étranger
Un transfert est un envoi d'argent qui paie une importation : les euros partis, les frais, la devise et le montant reçus, le lot qu'il paie — page Importer : Alibaba, transferts, devises. Si vous achetez par carte sur une plateforme, vous n'en enregistrez aucun : les deux cartes « Transferts » restent à zéro et leur courbe plate. Ce n'est pas une erreur, lisez les six autres cartes.
Le tableau de bord n'est pas une comptabilité : il ne calcule ni résultat net, ni marge globale, ni TVA, et ne retire pas la route ni le carburant. Ses cartes parlent du mois et de l'année en cours. Et il ne connaît que ce que vous avez saisi : une vente oubliée, une commande sans son total, et le chiffre est faux sans que rien ne l'indique.
Sur le téléphone
Sur un téléphone, AuPuce Note s'ouvre sur la page Articles — celle qui sert au stand. Le tableau de bord se lit sur un ordinateur, le soir ou en début de mois, quand on a le temps de cliquer sur « Afficher » et de relire les listes.
Questions sur le tableau de bord
Pourquoi « Dépensé ce mois » dépasse ce que j'ai réellement payé ce mois-ci ?
Parce que la carte compte chaque commande à sa « Date » de commande, quel que soit son statut : une commande passée le 28 et payée le 2 du mois suivant compte dans le mois où elle a été passée. Le chiffre dit ce que le mois vous a engagé en commandes, pas ce qui a quitté votre compte en banque.
« Recettes ce mois » et la « Recette déclarée » de mes événements ne donnent pas le même total : c'est normal ?
Oui. « Recettes ce mois » additionne les ventes que vous avez enregistrées une à une, à leur jour de vente : quantité multipliée par prix de vente. La « Recette déclarée » est le montant que vous tapez vous-même sur un événement, la caisse comptée le soir par exemple. Si toutes les ventes n'ont pas été saisies, ou si la caisse comprend autre chose, les deux diffèrent.
J'ai archivé une vieille commande : pourquoi le graphique n'a pas bougé ?
Archiver cache une ligne des listes, cela n'efface pas l'euro dépensé. Les trois cartes en euros et le graphique « Par mois, sur 12 mois » continuent de compter les commandes, ventes et transferts archivés, et le bouton « Afficher » de ces cartes ouvre la liste avec « Inclure les archives » déjà coché, pour que le total de la liste soit celui de la carte. Seules les cinq cartes qui comptent des lignes, comme « Commandes en cours », ne comptent que ce qui n'est pas archivé.
Le tableau de bord donne-t-il ma marge ?
Non. Il met côte à côte « Dépensé ce mois » et « Recettes ce mois », mois par mois sur le graphique, mais ne calcule pas de résultat. La marge d'un article se lit sur l'article : la différence entre son prix de vente réel, celui de chaque vente, et son prix d'achat sur les commandes. C'est une estimation : la livraison et les taxes du lot, comme le tarif de l'emplacement, ne sont pas répartis par article. L'assistant IA la donne avec cette réserve quand vous lui demandez « Que pensez-vous de cet article ? ».
Je paie mes achats par carte : les cartes « Transferts » restent à zéro ?
Oui, et c'est normal. Les transferts sont les envois d'argent qui paient une importation, avec leurs frais et la devise reçue. Si vous achetez par carte sur une plateforme, vous n'en enregistrez aucun : « Transferts non reçus » et « Transféré cette année » restent à zéro, et la courbe « Transferts » du graphique reste plate. Rien à corriger, lisez les six autres cartes.
Vos commandes et vos ventes sont saisies ? Le tableau de bord est déjà rempli : ouvrez AuPuce Note — ou demandez un compte en une ligne.
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