Lot, commande, article : comment organiser ses achats
AuPuce Note range un achat en trois niveaux : le lot, ce que vous avez payé en une fois ; la commande, ce que vous avez acheté chez un seul vendeur dans ce lot ; l'article, le produit, qui existe une seule fois et que chaque commande reprend avec une quantité et un prix. Trois niveaux, parce que c'est ainsi que l'argent, les colis et le stock se comportent vraiment.
Les trois niveaux en une image
Pourquoi trois niveaux, et pas une seule liste
Parce que trois choses différentes arrivent à des moments différents. L'argent part en une fois : un panier Shein de cinq boutiques, c'est un seul paiement, un seul reçu, un seul total avec ses taxes et ses frais de port — c'est le lot. Les colis arrivent par vendeur : chaque boutique expédie de son côté, avec son numéro de suivi, sa facture, sa TVA — c'est la commande. Le stock se compte par produit : le bob bleu que vous avez repris trois fois chez deux boutiques est un seul bob bleu dans votre réserve — c'est l'article, créé une fois, repris par chaque commande.
Une seule liste « achats » mélangerait les trois et finirait par mentir sur l'un d'eux : un total de lot recopié sur chaque commande, un article dupliqué à chaque rachat, un stock compté deux fois. Les trois niveaux se tiennent, dans cet ordre : pas de commande sans lot, pas de ligne sans article. Tout le reste d'AuPuce Note — réception, stock, ventes, TVA — est libre.
Le lot : ce que vous avez payé en une fois
Achats › Lots commandes. Un lot porte un nom (il en propose un d'après le mois — « Lot novembre 2026 » — que vous remplacez par ce qui vous parle), sa plateforme (la boutique où vous avez payé : Shein, Alibaba, Importation…), sa date, son moyen de paiement (carte, PayPal, espèces, argent transféré), le total payé, les taxes et la livraison du panier, un statut (En cours, Fini, Annulé) et une description. Pour une importation, la ligne Transferts rattache les envois d'argent qui l'ont payé.
Sa fiche compte ses commandes et additionne leur total — à comparer au total payé — et montre les fichiers de ses commandes, vendeur par vendeur : les factures de tout le panier, au même endroit, le jour de la déclaration. Un lot s'archive avec toutes ses commandes ; ses articles restent visibles.
Un lot « Plusieurs plateformes » regroupe des commandes passées chez des fournisseurs de plateformes différentes — typiquement un lot par mois, gardé pour la déclaration de TVA et les comptes. Ses commandes acceptent n'importe quel article. C'est le lot naturel de quelqu'un qui importe, ou qui achète un peu partout.
La commande : ce que vous avez acheté chez un vendeur
Achats › Commandes. Une commande se range dans un lot — le plus récent est déjà choisi quand vous en créez une — et elle lit dans l'ordre où vous travaillez : le lot, puis ses articles, puis ses détails. Son nom peut rester vide, elle prend celui de son premier article. Elle porte son numéro sur la plateforme (« N° sur Shein » pour une boutique ; « N° référence », celui de la facture, pour une importation ou un lot de plusieurs plateformes), « Commandée le », son statut, sa TVA facturée recopiée de la facture, son numéro de suivi, un lien, une description — et sa facture en pièce jointe, à déposer sur la commande dès sa création.
Son total ne se tape pas : c'est la somme de ses lignes, quantité × prix unitaire, recalculée à chaque fois que les lignes changent (une commande recopiée depuis Shein garde le total que la plateforme a annoncé). Une commande n'a pas de vendeur en propre : ses vendeurs sont ceux de ses articles, et sa fiche les montre avec votre note.
Le statut va de « Non payée » à « Payée » puis « En livraison », trois mots que vous choisissez vous-même. Ensuite il suit ses articles tout seul : « Liv. partiel » dès qu'un article est arrivé, « Livrée » quand tous le sont, « Terminée » quand tout est réglé, « Retournée » quand rien n'est venu. « Livrée le » se remplit le jour où la commande est reçue ; pour une marchandise importée, c'est le jour où elle est arrivée, que l'assistant lit pour la déclaration de TVA. Le geste de la réception est détaillé dans Suivre ses livraisons Shein.
L'article dans la commande : la ligne
La boîte des articles d'une commande — « Articles de la commande n° 18 », en bleu-vert, la couleur des articles — a une ligne par article : quantité, prix à l'unité, statut de la ligne, et votre avis sur cet article dans ce colis-là. Pour ajouter un article, tapez une partie de son nom ou son numéro (A57) dans la recherche au-dessus des lignes : il apparaît, un clic l'ajoute, et vous donnez sa quantité et son prix tout de suite — les autres lignes sont grisées pendant ce temps, pour ne pas les modifier par erreur. La recherche ne propose que les articles de la plateforme du lot : un lot Shein ne suggère pas un article de grossiste.
L'article n'existe pas encore ? « Créer un nouveau » ouvre la fiche d'un article vide, déjà sur la plateforme du lot ; créé, il s'ajoute à la commande, il reste à indiquer son prix. Depuis la page Articles, le chemin inverse existe aussi : un article créé avec « Créer avec commande » part dans une commande de lui seul.
- Un article peut être sur deux lignes de la même commande : cinq pièces arrivées et deux attendues, ou deux prix différents. Chaque ligne a son propre statut, et c'est la ligne qui tient le stock.
- Une ligne se déplace vers une autre commande du même lot (la flèche bleue au bout de la ligne : vous cherchez la commande, « Choisir ») si elle a été mise au mauvais endroit.
- Une ligne se retire (le carré rouge) : si elle était reçue, sa quantité sort du stock. Une commande peut rester sans aucun article, le temps de la compléter ou de la supprimer.
- Un prix en devise, pour une importation : la ligne garde ce que cette commande a payé par pièce dans la devise d'importation, et propose le prix en euros — Importer : Alibaba, import direct, transferts et devises.
L'article : un produit, créé une seule fois
Stock › Articles. Un article est un produit précis chez un fournisseur précis — une robe, un bob, des boucles d'oreilles — avec ses variantes de taille ou de couleur telles que le fournisseur les écrit, son vendeur, sa catégorie, ses tags, sa photo, son prix d'achat, son prix de vente proposé d'après votre marge, et votre avis. Vous le créez une fois ; les commandes disent combien vous en avez repris, et quand. Sa fiche cumule tout ce que les lignes lui apportent : reçus, vendus, stock, la liste de ses commandes avec ce qui est arrivé dans chacune, la date de sa dernière commande — ou la pastille « non reçus » tant qu'elle ne l'a pas livré —, et son historique de stock.
Quand est-ce un autre article ? Quand ce n'est pas tout à fait le même produit : un autre fournisseur, une autre référence, un autre prix. Le même bob chez le même vendeur en bleu et en noir : un article, deux variantes. Le même bob chez une autre boutique : un autre article. Les mots exacts sont dans le lexique, et le premier article se crée à l'étape 1 du guide pas à pas.
Le stock suit la ligne, jamais la commande : une ligne « Livrée » ou « Terminée » tient sa quantité en stock ; une ligne remise « En livraison », réduite, ou retirée la ressort ; une ligne « Retournée » n'est ni en stock ni comptée comme achetée. Les pièces achetées d'un article sont la somme de ses lignes arrivées, quel que soit le statut de leurs commandes. Et l'argent dépensé est le total des commandes à leur date, auquel le lot ajoute ses taxes et sa livraison.
L'ordre se tient : AuPuce Note refuse une commande sans lot (il vous propose d'en créer un) et une ligne sans article. Un lot n'a pas de statut de livraison à lui : c'est chaque commande qui se reçoit. Et la marge par article est une estimation : les frais de port et les taxes du lot ne sont pas répartis sur ses lignes.
Questions sur les lots, les commandes et les articles
Quelle est la différence entre un lot et une commande ?
Le lot est ce que vous avez payé en une fois : un panier Shein, un virement chez un grossiste, vos achats du mois si vous importez. La commande est ce que vous avez acheté chez un seul vendeur dans ce lot. Un panier de trois boutiques, c'est un lot et trois commandes.
Je rachète le même article tous les mois, dois-je le recréer ?
Non. Un article existe une seule fois ; c'est la commande qui dit « j'en ai repris dix ». Dans la boîte des articles de la nouvelle commande, tapez son nom ou son numéro (A57), il apparaît, vous donnez la quantité et le prix. Sa fiche cumule ensuite tout : reçus, vendus, stock, commandes.
J'ai rangé une commande dans le mauvais lot
Ouvrez la commande, « Modifier », et choisissez un autre lot dans « Lot de commande ». Ses articles, ses lignes et son stock ne bougent pas : seul le regroupement change.
Un même article est dans deux commandes, comment je m'y retrouve ?
C'est le cas normal, et c'est pour ça que l'article existe une seule fois. Sa fiche montre toutes ses commandes, avec pour chacune la quantité, le prix payé et ce qui est arrivé ; son historique de stock dit de quelle commande chaque entrée vient. Et une ligne peut se déplacer vers une autre commande du même lot si elle a été mise au mauvais endroit.
Un panier à ranger ? Ouvrez AuPuce Note, créez le lot, puis ses commandes — ou demandez un compte en une ligne.
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