Importer ses marchandises (Alibaba, import direct) : suivre achats, transferts et devises
Quand on importe, l'argent part avant la marchandise, dans une autre devise, et la marchandise arrive des semaines plus tard, par la douane. AuPuce Note suit cette chaîne avec ses propres fiches : les plateformes que vous cochez, la devise d'importation et son taux, un transfert d'argent rattaché au lot qu'il paie, des commandes avec le jour où la marchandise est arrivée, et les services payés autour.
La chaîne d'un importateur
Un revendeur qui importe ne vit pas la même chose qu'un acheteur Shein. Il choisit un fournisseur — une boutique Alibaba, ou un atelier sans site qu'il connaît par quelqu'un —, il négocie, et il paie d'abord : un envoi d'argent, souvent dans la devise du pays, avec des frais et un taux du jour. Puis il attend : la fabrication, le transport, la douane, parfois un transitaire. La marchandise arrive en sacs ou en cartons, pas en colis à son nom, et sa facture n'a pas de numéro de commande sur une plateforme.
Les questions qui reviennent sont celles de l'argent : combien ai-je vraiment payé cette pièce, en euros, frais compris ? Quel transfert a payé quel achat ? Quel jour cette marchandise est-elle arrivée, pour la TVA ? Et combien ai-je envoyé cette année ? Un tableur le fait, un mois. Ensuite les taux se mélangent et le transfert de mars se retrouve deux fois.
Dire à AuPuce Note où vous achetez
Gestion › Paramètres, « Plateformes d'achat ». Cochez celles où vous achetez : Alibaba pour une boutique qui a un site et des numéros de commande ; Importation pour un fournisseur sans site, chez qui vous importez vous-même ; Fournisseur de services pour un transitaire ou un prestataire ; Autre. Seules les plateformes cochées sont proposées dans les fiches vendeur et lot, et l'une d'elles est la plateforme par défaut d'un nouveau vendeur et d'un nouveau lot. Un article n'a pas de plateforme à lui : c'est celle de son vendeur.
Puis Achats › Vendeurs, Nouveau : le nom du fournisseur, sa plateforme, et son pays. Le pays dit à AuPuce Note dans quelle zone de TVA se trouve le vendeur — France, Union européenne, hors Union — et sa fiche l'affiche : c'est une des choses que l'assistant lit pour la déclaration. Sur la plateforme « Importation », un article n'a ni référence ni lien de plateforme : ces champs ne sont pas demandés.
La devise d'importation et le taux
Toujours dans Paramètres : « Devise d'importation », la devise dans laquelle l'argent est reçu de l'autre côté — yuan, dollar, franc CFA… — et « Taux : 1 € = … », combien vaut un euro dans cette devise. Avec une devise choisie, un nouveau transfert est saisi dans cette devise, et le prix d'un article importé peut y être noté. « Aucune » veut dire que vous achetez en euros seulement : aucun prix en devise n'est demandé nulle part, et un transfert est reçu en euros.
Le taux de Paramètres ne sert qu'à proposer : le montant reçu d'un transfert à partir des euros tapés, le prix en euros d'un article à partir de son prix en devise. Ce que vous enregistrez ensuite est à vous. Un transfert garde ses deux montants pour toujours — son vrai taux est leur rapport —, et un prix en devise et un prix en euros se corrigent chacun à part, sans que l'un recalcule l'autre.
Un transfert d'argent
Finances › Transferts, Nouveau. Un transfert porte sa date, le montant en euros envoyé, sa devise et le montant reçu dans cette devise (proposé d'après le taux, modifiable), ses frais en euros, son statut (Envoyé, Reçu), le service d'envoi utilisé, le destinataire — qui a reçu l'argent, en texte libre —, une description, et ses fichiers : le reçu ou la capture d'écran de l'envoi, à joindre dès la création. Sur sa fiche, une image jointe s'affiche en grand d'un clic.
Le transfert se rattache à ce qu'il paie depuis le lot : la ligne « Transferts » du lot liste les envois qui l'ont réglé — un lot payé en deux fois en a deux. Sur le tableau de bord, « Transferts non reçus » compte l'argent parti qui n'est pas encore arrivé de l'autre côté, et « Transféré cette année » additionne les euros envoyés depuis janvier.
Un lot par mois, et des commandes d'importation
Un importateur n'a pas de « panier » : son lot naturel est le mois. Achats › Lots commandes, « Lot novembre 2026 », sur la plateforme « Importation » — ou « Plusieurs plateformes » si le mois mélange un fournisseur Alibaba, un atelier et un transitaire : ses commandes acceptent alors n'importe quel article. Le lot porte le total payé, les taxes et les frais du mois, et ses transferts. Le pourquoi des trois niveaux est dans Lot, commande, article.
Dans ce lot, une commande par fournisseur et par facture. Sur un lot d'importation, le champ du numéro s'appelle « N° référence » : celui de la facture, puisqu'il n'y a pas de plateforme pour en donner un. Deux champs comptent plus qu'ailleurs : la « TVA facturée », recopiée de la facture, et « Livrée le », le jour où la marchandise est arrivée — ou passée en douane. C'est ce jour, pas celui de la commande, que l'assistant lit pour la déclaration de TVA. La facture elle-même va en pièce jointe sur la commande ; la fiche du lot les rassemble toutes, fournisseur par fournisseur.
Le prix en devise, sur l'article et sur la ligne
Un article importé a un « Prix en devise d'importation » à côté de son prix en euros : vous tapez ce que la pièce coûte dans la devise, AuPuce Note propose les euros au taux de Paramètres, et vous gardez ou corrigez. La ligne d'une commande fait pareil, avec ce que cette commande a payé par pièce : la même pièce à deux taux différents en mars et en septembre, c'est deux lignes, deux prix en devise, deux prix en euros. Les montants en devise ne s'additionnent jamais entre devises ; les comptes se font en euros.
Et Alibaba ?
Alibaba est une plateforme comme Shein, avec des boutiques et des numéros de commande : cochez-la dans Paramètres, créez chaque boutique dans Vendeurs avec son lien et son pays, et ses commandes se créent à la main — le lot, la commande avec son « N° sur Alibaba » et sa facture, ses articles avec leur quantité et leur prix. Si la boutique vous facture en dollars et que vous payez par transfert, c'est la même chaîne que ci-dessus : la devise, le transfert rattaché au lot, « Livrée le » à l'arrivée. Le suivi des livraisons, le stock et les ventes marchent ensuite exactement comme pour n'importe quelle commande — Suivre ses livraisons vaut pour un sac venu par la douane autant que pour un colis Shein.
Les services et vos apports
Ce que vous payez autour de la marchandise n'est pas un article : Finances › Services — le transport, le transitaire, les frais de dédouanement, une impression, un stand — avec la date, le fournisseur, le tarif, ce qui est payé et un statut (Payé, Non payé, Gratuit, Payé partiel). C'est là que vos vraies dépenses se complètent, et que la marge d'un article cesse d'être optimiste. Finances › Investissements note l'argent que vous mettez de votre poche dans l'activité, à une date : ce que vous avez avancé pour la première importation, par exemple.
Chacun de ces mots a son entrée dans le lexique, et la liste des pages du menu Finances est dans le guide pas à pas.
La recopie automatique est propre à Shein : une commande Alibaba ou chez un atelier se crée à la main, en quelques champs. AuPuce Note ne va pas chercher un taux de change sur Internet — le taux est celui que vous tapez dans Paramètres, et chaque transfert garde le sien. Il ne convertit pas vos montants en devise pour en faire une somme : les comptes, le tableau de bord et la déclaration de TVA se font sur les euros que vous avez enregistrés.
Questions sur l'importation
Mon fournisseur n'a pas de site, comment je l'enregistre ?
Cochez « Importation » dans Paramètres › Plateformes d'achat, puis créez le vendeur sur cette plateforme avec son nom et son pays. Ses articles n'ont pas de référence ni de lien de plateforme ; une commande chez lui prend un « N° référence », celui de sa facture.
Le taux que je vois n'est pas celui de mon transfert
Le taux de Paramètres sert seulement à proposer le montant reçu quand vous tapez les euros. Corrigez le montant reçu sur le transfert : son vrai taux est le rapport entre ses deux montants, et il ne bouge plus, même si vous changez le taux de Paramètres plus tard.
Pourquoi « Livrée le » et pas seulement « Commandée le » ?
Pour une marchandise importée, c'est le jour où elle est arrivée — ou passée en douane — qui compte pour la déclaration de TVA, pas le jour de la commande. L'assistant lit ce champ quand il prépare votre déclaration : remplissez-le sur la commande le jour de l'arrivée.
Puis-je recopier mes commandes Alibaba comme celles de Shein ?
La recopie automatique est propre à Shein. Une commande Alibaba se crée à la main : le lot, la commande avec son numéro et sa facture en pièce jointe, ses articles avec leur quantité et leur prix. Le suivi des livraisons, le stock et les ventes marchent ensuite exactement pareil.
Un transfert parti ce matin ? Notez-le dans AuPuce Note avant d'oublier le taux — ou demandez un compte en une ligne.
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